Существует три основных варианта создания выпадающего списка в программе Excel. Для этого есть встроенный инструмент - «Проверка данных». Вопрос - откуда же три варианта в одном инструменте и чем они отличаются. Если кратко - удобством последующего редактирования списка значений. Теперь давайте рассмотрим по очереди все три варианта, от простого к сложному - и Вы сами все поймете.

Вариант 1. Без справочника значений

Первый, самый простой вариант - введение значений непосредственно в окно проверки данных. Откройте лист Excel и выберите ячейки, в которые нужно добавить выпадающий список. Затем откройте в верхней панели вкладку «Данные» и выберите пункт «Проверка данных» в группе «Работа с данными».

В появившемся модальном окне в поле «Тип данных» выберите «Список», а в поле «Источник данных» впишите варианты значений для списка через точку с запятой. В моем случае это будут наименования цветов - Оранжевый, Желтый, Зеленый и Красный. Нажмите «Enter» или кнопку «ОК». В ячейке должен появиться выпадающий список.

Можно копировать эту ячейку на другие с помощью горячих клавиш «Ctrl+C» (копировать) и «Ctrl+V» (вставить). Теперь в этих ячейках тоже появится этот функционал. Кстати, для вызова списка также есть сочетание клавиш - «Alt+↓».

Однако у этого способа есть существенный недостаток - при большом количестве вариантов выбора их неудобно редактировать в виде строки. Поэтому данный способ подходит, когда не нужно часто обновлять список значений и их в нем в принципе не так уж много. Например, для выбора «Да/Нет», «План/В работе/Готов» и подобных. Если же значений много и их нужно менять, лучше использовать второй и третий варианты реализации. Рассмотрим второй.

Вариант 2. Ссылка на диапазон

Второй вариант — справочник значений в диапазоне ячеек. Чтобы настроить список этим способом, создайте в книге дополнительный лист - назовем его «Справочник». На этом листе впишите в столбик все необходимые значения, которые должны будут попасть в выпадающий список.

Вернитесь на основной лист, как и в предыдущем варианте, откройте вкладку «Данные» и выберите пункт «Проверка данных». В появившемся окне в поле «Тип данных» установите «Список», щелкните на стрелочку в правой части поля «Источник данных», чтобы приступить к выбору диапазона ячеек.

Не нажимая других клавиш и кнопок, перейдите на лист «Справочник» и выберите мышкой диапазон значений с данными. Два раза нажмите «Enter». В ячейке должен появится выпадающий список.

Преимущество этого способа относительно первого в том, что он позволяет создавать списки с большим количеством значений и редактировать их в табличном виде. Однако остается еще один недостаток. При добавлении значений в таблицу-справочник, они не будут автоматически добавлены в список, пока Вы не обновите ссылку на диапазон, чтобы он также включал ячейки с новыми значениями. Давайте посмотрим, как устранить и этот недостаток в третьем варианте.

Вариант 3. Обновляемый список

Третий способ наиболее функционален, поскольку позволяет быстро добавлять и редактировать новые значения. В нем мы будем использовать «умную» таблицу и состоящий из столбца данной таблицы именованный диапазон. Если вы еще не знакомы с данными терминами - не пугайтесь, сейчас мы все разберем.

Откройте лист «Справочник» или создайте его, если он еще не создан. Впишите заголовок списка значений в любую ячейку. Я напишу «Цвет фрукта». Под этой ячейкой впишите значения (друг по другом, не оставляя пустые ячейки), которые должны будут попасть в список.

Теперь кликните на любую из заполненных ячеек с данными и нажмите сочетание клавиш «Ctrl+T». Также можно на вкладке «Главная» выбрать пункт «Форматировать как таблицу» и выбрать любой стиль форматирования. В модальном окне проверьте, что в опции «Таблицы с заголовками» стоит галочка - это нужно для того, чтобы заголовок определился именно как заголовок, а не как одна из строк таблицы.

Теперь разберем, что и зачем мы сделали. Мы преобразовали обычный диапазон ячеек в таблицу (чтобы не было путаницы между обычным листом Excel, который все привыкли называть «таблицей» и официальным термином, обычно их называют «умными» или «форматированными» таблицами - возможно, это не совсем профессионально, но пользователям почти любого уровня сразу понятно, о чем идет речь). Основное преимущество таблиц перед обычным диапазоном ячеек заключается в том, что в них можно быстро форматировать, сортировать и фильтровать данные, ссылаться на них из формул как на весь столбец или как на текущую строку в соответствующем столбце.

В принципе, при работе с Excel, «умные» таблицы - очень полезный функционал, который сильно упрощает рутинные действия, поэтому советую Вам узнать о них побольше и чаще использовать на практике.

Итак, у нас получилась «умная» таблица со значениями, которые должны выводиться в выпадающем списке. Теперь наведите мышку на заголовок таблицы, чтобы стандартный курсор сменился на направленную вниз стрелку, и кликните левой кнопкой мыши. Должен выделиться столбец в таблице под заголовком.

Теперь в поле слева от строки формул, где написано название таблицы введите наименование именованного диапазона - можете придумать его сами, чтобы потом было понятно, что в нем содержится. Наименование должно быть без пробелов - их можно заменить на нижние подчеркивания. В моём случае я назову именованный диапазон «СписокФруктов». Нажмите «Enter», чтобы сохранить этот диапазон. Никаких видимых изменений на листе не произошло, но на самом деле мы сейчас создали именованный диапазон, который состоит из выбранного столбца умной таблицы.

Как раз-таки в этом кроется основное преимущество третьего способа. «Умная» таблица автоматически расширяется при добавлении новых значений в соседние ячейки. Поскольку именованный диапазон ссылается не на определенные ячейки по их адресу, а на весь столбец - он также будет меняться при редактировании таблицы, из которой «подтягиваются» значения в список.

Так же, как и в прошлых примерах, перейдите на основной лист, выберите ячейки, где должен быть выпадающий список, перейдите во вкладку «Данные» и выберите пункт «Проверка данных». Выберите тип данных «Список». В поле «Источник данных» впишите «=» и имя созданного ранее именованного диапазона (напоминаю, что название диапазона не должно содержать пробелов, иначе этот способ не будет работать). Нажмите «Enter». В выбранной ячейке должен создаться выпадающий список.

Теперь давайте посмотрим на примере, в чём же преимущество третьего способа. Перейдите на лист «Справочник» и впишите в ячейку под таблицей какое-нибудь новое значение. Я напишу «Гранаты», «Арбузы» и «Сливы». Обратите внимание - когда вы добавляете новые значения, умная таблица автоматически расширяется.

Теперь вернитесь на основной лист и попробуйте вызвать выпадающий список в ячейке, которая ссылается на именованный диапазон, состоящий из столбца «умной» таблицы. Как видите, добавленные в справочник значения автоматически добавились и в выпадающий список.

В первых двух способах для этого пришлось бы заново вызывать окно проверки данных и вписывать туда дополнительные значения или же изменять ссылку на диапазон, что не так удобно, как в случае использования третьего способа с «умными» таблицами. Он занимает не сильно больше времени, зато дает значительные преимущества и удобство.

Можете скачать файлик с примером всех трех вариантов реализации выпадающего списка в Excel из статьи - Выпадающий спискок.xlsx .

Заключение

Мы рассмотрели 3 основных способа создания простого выпадающего списка в программе Excel. Кроме простых списков, также есть зависимые - когда при выборе значения в одной ячейке меняются варианты выбора во второй. Такой функционал тоже бывает крайне полезен при работе и мы обязательно рассмотрим его в одной из новых статей. Надеюсь, что всё было понятно. Если остались какие-либо вопросы - пишите в комментарии. Спасибо за прочтение статьи!